Los 3 errores que están matando tu base de datos

Tu base de datos es tu tesoro. Si la trabajas bien, podrás tener clientes por mucho tiempo. Pero en mis visitas a empresas de todo tipo, cada vez noto mas que este patrimonio no está bien administrado. ¿sientes que te pasa igual?

¡Pues claro! ¿Sabes que el 99% de las empresas que he visitado tiene malas prácticas con su base de datos? En este post te digo cuáles son y cómo solucionarlas. Comencemos.

1.-Administrar Bases de datos en Excel o word: Lo puse primero porque creo que es lo más común y más terrible que puedes estar haciendo. Aunque en un principio te pueda resultar útil, y hasta te funcione con pocos contactos Excel es un dolor de cabeza a la larga. Peor Word. La dificultad radica en la actualización de los contactos, la duplicidad de datos e incluso el acceso a la lista.

Solución: usa un CRM o una plataforma de automatización de marketing como Sharpspring! Conecta tus formularios a una plataforma especializada para organizar a tus contactos. Si conectas un CRM a los formularios, verás como inmediatamente cada contacto que haga una consulta quedará archivado en el CRM. Y este se irá llenando con más información a medida que llene otros formularios de tu empresa, realice una compra o incluso, visite alguno de tus sitios. Además el CRM te permite centralizar la información y tener siempre a tus contactos a un click.

2. Actualización de contactos. Por lo general, los contactos de tu base de datos tienen información desactualizado. ¿qué fue lo último que compraron? ¿cuál fue la última consulta que hicieron? ¿Cambió su email?

Aquí la solución es un poco más compleja, aunque a la mano. Implementar un software de automatización de marketing. Esta tecnología integra CRM, Email marketing,  herramientas de seguimiento (tracking). De hecho es lo ideal ya que en un solo software podrás almacenar, nutrir y hacer seguimiento a tus contactos. El software registra información de emails, las páginas visitadas, los formularios que completa, las llamadas telefónicas que recibe ¡maravilloso!

3. Protocolo de registro de nuevos prospectos. En general, los datos que llenan las personas de sus contactos son bien disímiles. Me han contactado de grandes empresas de comunicaciones donde tienen datos dispares de sus bases de datos, por ejemplo, a veces tienen nombre email y teléfono, otras apenas el email. Uno de los requerimientos que me ha tocado presenciar es el de “poblamiento de bases de datos”, donde existen vacíos en la información que se necesita completar. Por ello, creo que debemos tener un protocolo sobre los datos que queremos captar de  nuestros contactos, más allá del nombre e email. Y siempre perseguir el llenarlos todos.

Por otro lado, son muchas las personas que intervienen en la creación de una base de datos, desde la secretaría hasta el dueño de la empresa. Esa democracia es buena en el sentido de que ayuda a que se generan muchos datos de personas. El problema es que la información circula sin organización, en muchos listados.

Solución: Integrar un software de administración de contactos (CRM o Marketing automatizado) y trabajar con él cuando se ingresen los contactos. Así, todos los que tienen cuenta en la plataforma podrán agregar nuevos contactos y completar los nuevos datos que lleguen.

También, normar las listas. Aquí si sirve Excel. Puedes anotar en una lista todos los datos que quieres captar de tus prospectos e ir llenando con el tiempo los que te faltan.

Si deseas, agendemos una reunión y te mostramos cómo podemos ayudarte a mejorar la captación y organización de tus contactos.

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