3 errores que están matando tu base de datos de clientes

¿Sientes que tu base de datos de clientes es difícil de administrar? tal vez ya es hora de revisar la forma en que recopilas, segmentas y nutres a tus leads. En este post te muestro cuáles son las peores prácticas y cómo solucionarlas. ¡Comencemos!

Tu base de datos de clientes es tu tesoro. Si la trabajas bien, podrás tener clientes por mucho tiempo. Sin embargo, en la mayoría de las empresas, este patrimonio no está bien administrado, con la consiguiente pérdida de tiempo y dinero que esto supone.

Error 1: Administrar Base de datos de clientes en Excel o word:

Lo puse primero porque creo que es lo más común y más terrible que puedes estar haciendo. Aunque en un principio te pueda resultar útil, y hasta funcione con pocos contactos, Excel es un dolor de cabeza a la largo plazo. Peor Word. La dificultad radica en la actualización de los contactos, la duplicidad de datos e incluso el acceso a la lista.

Solución:

Usa un CRM o una plataforma de automatización de marketing como Sharpspring! Conecta tus formularios a una plataforma especializada para organizar a tus contactos. Si conectas un CRM a los formularios, verás como inmediatamente cada contacto que haga una consulta quedará archivado en el CRM. Y este se irá llenando con más información a medida que el contacto llene otros formularios de tu empresa, realice una compra o incluso, visite alguno de tus sitios. Además el CRM te permite centralizar la información y tener siempre a tus contactos a un “click”.

Error 2: Actualización deficiente de contactos.

Por lo general, los contactos de tu base de datos tienen información desactualizada ¿Qué fue lo último que compraron? ¿cuál fue la última consulta que hicieron? ¿Cambió su email, completaron un formulario…?

Solución:

Aquí la solución es un poco más compleja, aunque a la mano. Implementar un software de automatización de marketing. Esta tecnología integra CRM, Email marketing,  herramientas de seguimiento (tracking). De hecho es lo ideal ya que en un solo software podrás almacenar, nutrir y hacer seguimiento a tus contactos. El software registra información de emails, las páginas visitadas, los formularios que se completan, las llamadas telefónicas… Simplemente ideal.

Error 3: Protocolo inadecuados de registro de nuevos prospectos.

En general, los datos que llenan las personas de sus contactos son bien diversas. En algunos casos tienen nombre email y teléfono, otras apenas el email. Creo que debemos tener un protocolo sobre los datos que queremos captar de  nuestros contactos, más allá del nombre e email. Y siempre perseguir el completarlos todos.

Por otro lado, son muchas las personas que intervienen en la creación de una base de datos, desde la secretaría hasta el dueño de la empresa. Esa democracia es buena en el sentido de que ayuda a que se generan muchos datos de personas. El problema es que la información circula sin organización, en muchos listados, con un orden distinto de los datos.

Solución:

Centralizar las bases de datos. Integrar un software de administración de contactos (CRM o Marketing automatizado) y trabajar con él cuando se ingresen los contactos. Así, todos los que tienen cuenta en la plataforma podrán agregar nuevos contactos y completar los nuevos datos que lleguen.

También, normar las listas. Aquí si sirve Excel. Puedes anotar en una lista todos los datos que quieres captar de tus prospectos e ir llenando con el tiempo los que te faltan y luego subir al CRM o a la Plataforma de Automatización de Marketing que uses.

Si deseas, agendemos una reunión y te mostramos cómo podemos ayudarte a mejorar la captación y organización de tus contactos.

Te dejo un pequeño video donde muestro la administración de prospectos en Sharpspring.